档案文件销毁

前期准备

成立销毁小组：由档案管理部门牵头，组织相关人员成立销毁小组，明确各成员的职责。

确定销毁范围：对库存档案文件进行全面梳理，依据档案保管期限表和相关规定，确定需要销毁的档案文件范围，包括已过保管期限且无继续保存价值的、涉密但已解密且无保存意义的等档案文件。

编制销毁清册：详细登记拟销毁档案文件的信息，如文号、题名、日期、保管期限、数量等，形成销毁清册，作为销毁工作的依据和记录。

履行审批手续：将销毁清册及销毁申请上报给单位主管**或相关审批部门，经批准后方可进行销毁。对于涉密档案文件，审批流程通常更为严格，需遵循保密管理规定。

选择销毁方式

粉碎：使用专业碎纸机将档案文件粉碎成纸屑。对于普通档案文件，可采用一般的办公碎纸机；对于涉密程度较高的档案文件，应使用符合保密标准的高保密碎纸机，将纸张粉碎成细小的颗粒，防止信息还原。

焚烧：在专门的焚烧场所或使用专业焚烧设备对档案文件进行焚烧。焚烧时要确保档案文件完全燃烧，化为灰烬，避免未烧尽的文件残留导致信息泄露。同时，要注意焚烧过程中的环保问题，防止产生有害气体和烟尘污染环境。

化学处理：对于一些特殊材质的档案文件，如胶片、光盘等，可采用化学溶剂进行溶解或分解处理。将档案文件浸泡在特定的化学溶液中，使其材质发生化学反应，从而破坏文件上的信息。化学处理过程需在专业的实验室或具备相应资质的场所进行，操作人员要严格遵守化学安全操作规程。

销毁实施

现场监督：销毁过程中，销毁小组成员必须全程在场监督，确保销毁工作按照预定的方式和要求进行。对于采用外包服务进行销毁的情况，需安排专人现场监督销毁公司的操作过程，防止档案文件在运输或销毁环节出现丢失、泄露等问题。

记录与拍照：对销毁过程进行详细记录，包括销毁的时间、地点、参与人员、销毁方式、档案文件的处理情况等。同时，可通过拍照或录像的方式对销毁现场进行记录，作为销毁工作的证据留存。

安全防护：在销毁现场设置必要的安全防护措施，如防火、防爆、防污染等设施，确保销毁工作安全进行，避免对周围环境和人员造成危害。

后续工作

销毁证明：销毁完成后，由负责销毁的人员或销毁机构出具销毁证明，证明内容应包括销毁档案文件的名称、数量、销毁方式、销毁时间和地点等信息，并加盖公章或签字确认。如果是外包销毁，销毁证明应作为与销毁公司结算费用的依据之一。

归档保存：将销毁清册、审批文件、销毁证明、销毁过程记录等相关材料整理归档，长期保存。这些档案资料是档案文件销毁工作的重要凭证，可供日后查询、审计和追溯。

总结报告：对档案文件销毁工作进行总结，分析销毁工作中存在的问题和不足之处，提出改进措施和建议，为今后的档案管理工作提供参考。同时，将总结报告上报给单位**和相关部门，以便了解销毁工作的整体情况。